Politique de confidentialité

Dans le cadre de vos interactions avec nous, nous pouvons recueillir certains des renseignements personnels suivants :

• Vos coordonnées personnelles, telles que votre nom, date de naissance, adresse, courriel et numéro de téléphone;
  
  
• Des renseignements que vous fournissez pour vous inscrire ou obtenir une place au sein de notre garderie subventionnée par le ministère de la famille. Notamment mais non exclusivement; la fiche d’inscription, l’entente de service, le numéro d’assurance sociale, des renseignements nécessaires à la constitution du dossier des parents qui font une demande d’admissibilité à la contribution réduite tels que le formulaire, le certificat de naissance ou le document établissant la citoyenneté canadienne du parent et de l’enfant, les fiches d’assiduité, les rapports d’accident, les documents en lien avec l’administration de médicaments, les directives d’un parent ou d’un professionnel en lien avec l’état de santé d’un enfant, ses restrictions alimentaires ou d’autres conditions particulières, des observations et renseignements nécessaires à la constitution du dossier éducatif d’un enfant et de son portrait périodique;
  
  
• Des renseignements que vous fournissez dans le cadre des autres services offerts par la coopérative, notamment mais non exclusivement l’accompagnement des familles et les ateliers en orthophonie communautaire, soit; différentes informations concernant la situation familiale, les besoins identifiés, les raisons de la prise de contact avec nos services, des observations et prises de notes, les partenaires impliqués, les suivis des rencontres et les référencements effectués;
  
  
• Des renseignements relatifs à la facturation, comme vos informations bancaires ;
  
  
• Des renseignements relatifs aux membres du personnel, contractuels, stagiaires, bénévoles, et membres du conseil d’administration, notamment les dossiers du personnel, des pièces d’identité, les documents relatifs à la vérification des antécédents judiciaires, ou tout autre document jugé nécessaire;
  
  
• Des renseignements relatifs au recrutement, tels que votre curriculum vitae.
  
  

Dans tous les cas, nous nous efforçons de limiter la quantité de renseignements personnels que nous recueillons à ce qui est strictement nécessaire.

Nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous, avec votre consentement, lorsque vous interagissez avec nous (par exemple, lorsque vous nous contactez pour obtenir des services, remplissez un formulaire sur notre site Internet, répondez à une offre d’emploi ou inscrivez votre enfant à la garderie). Il est toutefois possible que nous recueillions vos renseignements personnels auprès de tiers lorsque vous y avez consenti, ou lorsque la loi nous le permet.

De manière générale, nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement.

En communiquant avec nous, en nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, ou en naviguant sur notre site Internet, vous consentez à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels conformément à cette politique. Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’un tiers, vous déclarez détenir le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément à cette politique.

Sous réserve de certaines restrictions juridiques, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en contactant la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Lucioles s’engage à utiliser les renseignements personnels en sa possession uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquels la loi l’autorise à les utiliser. Elle peut toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans le consentement de la personne visée lorsque cela est permis ou exigé par la loi.

Dans certaines circonstances particulières, Lucioles peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que la personne concernée n’en soit informée ou qu’elle n’ait donné son consentement. De telles circonstances sont réunies notamment lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir son consentement, lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne, lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude ou pour tous autres motifs sérieux.

De manière générale, nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• Vous fournir des services de garde et autres services dédiés à la famille, ou dans le domaine de la petite enfance ;
• Créer, maintenir et améliorer nos relations d’affaires avec vous ;
• Recruter du personnel et des membres ;
• Veiller au respect de nos obligations réglementaires ;
• Veiller à la bonne conduite de nos affaires, incluant la facturation et la gestion de nos dossiers ;
• Toute autre fin qui est autorisée par la loi ou à laquelle vous consentez.

Dans le but de fournir les produits et services demandés, Lucioles peut être amenée à transmettre vos informations personnelles à des tiers de confiance, par exemple, au ministère de la famille et au vérificateur comptable. Nous pouvons également être appelés à partager vos renseignements personnels, avec votre consentement, à des professionnels de la santé ou autres intervenants. De plus, lorsque la loi l’exige, nous pouvons aussi partager vos renseignements personnels avec des tiers ou encore, avec des fournisseurs de services (par exemple, des fournisseurs de services d’hébergement infonuagique). Dans ce dernier cas, nous prenons les mesures nécessaires afin de protéger adéquatement vos renseignements personnels (par exemple, en adoptant des mesures de sécurité et en limitant le partage de vos renseignements personnels).

Il peut arriver que la disponibilité ou l’affichage de renseignements personnels soit nécessaire pour assurer la santé et la sécurité des personnes dont nous avons la charge, comme l’affichage des fiches d’allergies à la garderie, par exemple. Dans de tels cas, vous en êtes informés et nous nous assurons d’avoir votre consentement.

En complément de ce qui est décrit précédemment, Lucioles limite l’accès des employés, des contractuels et du conseil d’administration aux seuls renseignements personnels qui sont nécessaires à l’exercice de leur fonction.

Vos informations personnelles sont conservées uniquement pour le temps correspondant aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, et ce, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit exigée ou autorisée par la loi. Après ce délai, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés de manière confidentielle conformément à la législation applicable. Si vous choisissez de nous transmettre des renseignements personnels par courriel ou par le biais d’un formulaire disponible sur notre site Internet, nous utiliserons uniquement l’information requise pour répondre à votre message et permettre d’y donner suite, en nous assurant d’en préserver la confidentialité.

Nous prenons également des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre leur perte, vol, accès ou utilisation non autorisés. Par exemple, nous veillons à restreindre l’accès à nos locaux et à nos équipements informatiques, en plus de sensibiliser notre personnel à la sécurité et à la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.

Notre site web pourra proposer de temps à autre des hyperliens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente Politique de confidentialité, mais à celles des sites externes concernés, s’il en existe. Le cas échéant, nous vous invitons à les consulter avant d’y naviguer, ou d’y communiquer vos renseignements personnels

Une fois que nous vous avons bien identifié, vous pouvez demander de consulter les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, selon ce que la loi autorise ou exige. Dans certains cas, une demande écrite de votre part peut être nécessaire.

S’il y a des modifications à apporter à vos renseignements personnels, ou si vous désirez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels, il est préférable de communiquer avec nous rapidement par courriel ou par téléphone afin de maintenir à jour votre dossier et nos bases de données.

Pour toute demande d’information ou mise à jour concernant vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels, Marie-Odile Côté, directrice de Lucioles, coop de solidarité, par courriel, à l’adresse info@cooplucioles.com ou par téléphone au 450-658-8166.

Notre politique peut être mise à jour ponctuellement, afin de refléter des changements législatifs ou opérationnels. L’affichage de la politique révisée sera réputé constituer un avis suffisant. Le fait de continuer à utiliser notre site Internet ou nos services constitue une acceptation de votre part de cette politique et de toute mise à jour.